常用资料检索：搜到文件以后，怎样确认版本能用

同样叫“安装说明”，可能服务不同对象

本例维护设备A、设备B的安装资料。员工输入“安装说明”，目录返回三个相似文件名；其中一个已被替代，一个适用于另一型号。方案先给每项资料稳定编号，再登记版本和适用型号，文件名只作为辅助。

资料D017的v1和v2属于同一说明的不同版本；资料D020则属于设备B，不能因为它更新日期更晚，就当作D017的新版。更新关系必须由资料负责人确认。

搜索结果直接呈现选择依据

本例允许第一批次设备继续使用v1，因此不能把所有旧版本一律隐藏。默认优先显示当前资料，同时提供“包含历史版本”与型号筛选；命中历史文件时显示适用限制和替代资料入口。

登记流程要检查文件真的能打开

发布资料时填写标题、常用别称、型号、版本、适用起点、负责人和文件位置。用普通员工权限打开一次，确认有权限且内容与登记一致。索引里有一条记录但附件路径失效，仍属于不可用资料。

不要求第一版自动读取所有附件正文。可先用标题、别称、编号和标签检索，覆盖“装机步骤”“安装手册”等实际叫法；确需全文搜索时，再按文件类型、扫描件识别与访问权限评估范围。

更新、撤回和替代分别处理

D017发布v3时，负责人标明适用批次，以及v2是继续供旧设备使用还是已经失效。误发布的文件撤回后，保留撤回记录，普通搜索不再提供下载，并在原资料入口指向可用替代项。

修改索引与替换附件都留下操作人、时间及原因。目录维护者可改描述，不应因此自动获得原文件全部访问权限；搜索结果和下载权限需与团队既定的资料范围一致。

无结果和结果失效也能形成改进记录

员工搜“设备A接线”，没有结果时可以提交检索词和使用场景；负责人确认后补别称或新增缺失资料。点击附件发现无权限，则记录资料编号和账号角色，不让员工把整份内部文件转到公共目录来解决。

验收以三个任务进行：给设备A第二批次找到D017 v2；给第一批次找到可用历史说明；普通账号不能获取受限资料。再撤回一个样本文件，检查搜索结果、旧入口和附件访问是否同步变化。